Copias de Seguridad Online gratis y automáticas

Proponemos una solución de copias de seguridad online pensada para la pequeña empresa y para grupos departamentales. Antes de nada, deberíamos llegar a una clara conclusión sobre si, en tu caso, las copias de seguridad son necesarias. Para llegar a tal conclusión necesitamos algunos argumentos contundentes. Si deducimos que nuestros datos son importantes y están en peligro, pasaremos inmediatamente a la acción.

Te apuntamos aquí una solución que puede servir a muchísimos usuarios. No obstante, y puesto que el espacio gratuito es limitado y algunas empresas necesitan cumplir con la Ley de Protección de datos, te sugerimos que contemples la solución, a un precio más que asequible, de Livedrive

El valor de tus datos

Imagina, por un momento, que los datos contenidos en el disco duro de tu Pc desaparecen por completo y para siempre. Pero imagínatelo mejor, más en serio, cerrando los ojos.

¿Qué consecuencias habría? Un buen día llegas al trabajo y ves que los ordenadores han sido robados: no tienes copias de seguridad en ningún lado; no sabes ningún número de teléfono porque todo estaba en el ordenador, no puedes confeccionar las nóminas y los trabajadores te esperan a la salida. Mañana toca IVA y no tienes ni idea de qué poner en los recuadritos del formulario de Hacienda… ¿Cómo lo ves?

Pues puede ser peor: imagínate que eres un asesor contable y en el ordenador que se han llevado los cacos están las contabilidades de todos tus clientes.

Si consideras que los datos de tu ordenador son valiosos, es necesario tener una copia de los mismos a buen recaudo. Además así lo dictamina la ley. Y, además, todo lo que no pasa en años, suele pasar en segundos.

Algunos motivos para hacer copias de seguridad

Lo normal es que no ocurra nada y que mañana encuentres el ordenador tal y como lo has dejado hoy. Eso es lo más probable. Pero, a veces, ocurren cosas no solo improbables sino imposibles. Y si ocurren, lo hacen en el peor momento posible y de la manera más dolorosa. A modo de ejemplo, te damos una lista de las cosas que, por lo general, no ocurren; pero ocurren más a menudo de lo que puedas creer:

  • El disco duro se estropea y los datos ya no están.
  • Intentando que el ordenador vaya más rápido, borro los ficheros más importantes por error y dejo solamente los virus, troyanos y derivados para que estén más a gusto.
  • Se va la luz, el disco duro estaba grabando, y ya no se encuentra rastro alguno del fichero de los trabajadores de la empresa.
  • Entran unos ladrones por la noche y se llevan hasta las cortinas. También el “pen” que contenía la única copia de seguridad de seis años atrás.
  • Un incendio, una inundación, un rayo, etc. deja el equipo informático fuera de servicio de forma permanente porque se ha convertido en un trocito de carbón y, encima, se ha perdido río abajo.
  • Me llevo el portátil de viaje y, mientras estoy contestando un correo electrónico en el aeropuerto, un muchacho me lo quita y se va corriendo sin saludar. El jovencito desaparece en el horizonte mientras aún estoy con las manos en posición mecanográfica.
  • Restauro una copia de seguridad de hace un año sobre los datos actuales de los que no tengo copia alguna. Me escondo para que no me encuentren nunca.
  • El programa ha tenido “un fallo imprevisto” y se ha comido la mitad de la facturación. La otra mitad ya no me sirve para nada.
  • Le doy el mismo nombre a un documento en blanco y sobrescribo un proyecto que me ha costado meses crear y ya no tengo la documentación que me sirvió en su redacción.

No basta con hacer una copia de seguridad. Existe la creencia muy generalizada de que es suficiente con hacer la copia de seguridad en un disco duro externo o en una cinta y guardarla en el cajón. Efectivamente, peor sería no hacer ni eso. Pero esa acción no elimina ciertos riesgos que las destruirían o las harían desaparecer junto al ordenador. En caso de incendio, por ejemplo, no serviría de nada una copia guardada cerca del ordenador. Por eso se requiere que los datos se guarden fuera de la empresa y lo más lejos posible. Y, repito, es obligatorio por Ley disponer de una copia actualizada fuera de las instalaciones de la empresa.

Una solución fácil y asequible

¿Cómo podemos hacer nuestras copias online completamente gratis? Pues tal vez exista algún servicio gratuito creado específicamente para realizar copias de seguridad en la denominada nube, pero como no lo conocemos, nos decantaremos por crear uno a partir de dos soluciones muy conocidas, probadas y efectivas. Primero presentaremos los componentes:

Dropbox. En https://www.dropbox.com nos ofrecen un servicio de alojamiento gratuito de ficheros de hasta 2 Gb. Esta capacidad aumenta en 250 Mb por cada amigo recomendado que se inscriba en la web. Lo que hace realmente Dropbox es sincronizar una carpeta previamente seleccionada de nuestro Pc con ese alojamiento web. Es decir, cada vez que un fichero de esa carpeta sea modificado, se subirá a Internet, con lo que tendremos una copia de seguridad de la carpeta (y todas sus subcarpetas) a salvo de los caprichos del azar. Y todo eso al momento y sin que intervengamos. La web guarda incluso versiones anteriores de nuestros ficheros.

Cobian Backup. Es uno de los programas más conocidos para las copias de seguridad. Permite hacerlas en una carpeta del propio disco duro, mediante FTP a un servidor de Internet, a unidades USB, etc. Se pueden programar, enviar alertas por email, comprimir las copias, etc. También es una solución fiable mientras se vigilen los informes que proporciona. Porque, a veces, la copia se programa sobre un disco duro externo que el usuario nunca se acuerda de conectar.

La copia de seguridad online. Efectivamente, como habrás adivinado, nos serviremos de ambos ingenios de la ciencia para crear una solución fácil, rápida y efectiva para nuestras copias de seguridad. En principio, el límite de estas copias no debe sobrepasar los 2 Gb, por lo que tendremos que seleccionar los archivos que necesitemos copiar.

Advertencia importante. Es necesario saber que la comodidad y efectividad de esta solución tiene un punto débil. Y es que, puesto que se basa en la sincronización de archivos entre una carpeta de nuestro Pc y el espacio web que nos ofrecen, en el caso de que nos robaran un ordenador y el ladrón se pusiera a borrar los archivos de esta carpeta (no pasaría nada si formateara el Pc directamente), también borraría los archivos de Internet. Y, aunque Dropbox guarda versiones anteriores de todos los archivos, mejor es poner remedio por anticipado a esta posibilidad.

Para ello es necesario entorpecer lo más posible el uso del ordenador robado con contraseñas, lo que nos dará tiempo de cambiar la contraseña de Dropbox para impedir la sincronización.

Como medida adicional, podemos utilizar otro ordenador, ubicado en otro domicilio, para que los datos también se alojen en él y configurar una «copia de la copia».  De este modo, pase lo que pase, nuestros datos quedarán a salvo. O casi.

Paso a paso

1.- Abrir una cuenta en Dropbox. Basta con acudir a la web https://www.dropbox.com/. Si intentas iniciar sesión verás un enlace para crear tu cuenta de usuario. Luego, rellenar un formulario que no implica ninguna complicación.

2.- Instalar el programa Dropbox. También es muy sencillo. El programa te lo puedes descargar desde la misma página anterior. Al instalarlo te pide el nombre de usuario (es el correo electrónico) y la contraseña elegida en el momento de darte de alta en la web.

Elegir la carpeta Dropbox. Al instalarse, el programa propone una carpeta que, por lo general, se aloja dentro de “Mis Documentos”. Esto no serviría a nuestros propósitos ya que, si queremos guardar precisamente esta carpeta, la copia sería redundante, una espiral infinita. Por eso debemos elegir una carpeta distinta y alojada en la raiz del disco duro. Por ejemplo C:\COPIAS.

3.- Instalar el programa Cobian Backup. Se descarga desde este enlace:

 Cobian Backup 11 (Gravity)

Y si este enlace no está disponible, la web del autor es ésta

http://www.cobiansoft.com/index.htm

Únicamente hay que tener cuidado en señalar la opción “Autoarrancable para todos los usuarios” ya que si no, el programa no se pondría en marcha y no haría copias nunca, por muy bien configurado que lo hayas dejado.

Configurando la copia de seguridad. Por lo demás, se trata de seguir todas las pestañas, en las que podrás elegir las carpetas que quieres guardar en la copia, el horario, y la carpeta de destino de la copia, que debe coincidir con la carpeta Dropbox que antes habremos configurado. Leyendo con cuidado cada pestañita de la izquierda no debería ser complicado.

El programa es sencillo de configurar, pero por pocas peticiones que nos lleguen, igual nos animamos a confeccionar un video tutorial. Mientras, atenderemos las dudas formuladas a través de los comentarios. Pero antes, mírate los “pantallazos” que tienes abajo:

 

copias de seguridad online gratis y automaticas

instalar-cobian-backup-3

CONFIGURAR-COBIAN-BACKUP

CONFIGURAR-COBIAN-BACKUP-2

CONFIGURAR-COBIAN-BACKUP-3

CONFIGURAR-COBIAN-BACKUP-4

CONFIGURAR-COBIAN-BACKUP-5

Y eso es todo, amigos…